De afgelopen periode heeft aangetoond dat we massaal in staat zijn om thuis te werken. Sommige werkgevers exploreren nu de overwegingen en mogelijkheden om het thuiswerken meer ingebed te krijgen in de wijze van organiseren en werken. Waar hebben werkgevers rekening mee te houden, wat is er precies mogelijk en hoe leg je e.e.a. formeel vast?
Als werkgever is het verstandig de effecten van thuiswerken in kaart te brengen, te bespreken en enkele uitgangspunten op papier te zetten in de vorm van het thuiswerkbeleid. Hoe je invulling geeft aan deze uitgangspunten staat vrij, zolang je aan de verplichting tot het voorzien in een gezonde en veilige thuiswerkplek voldoet. Wij hebben een aantal overwegingen en aandachtspunten op een rijtje gezet:
- Overweeg voor welke functie(groepen) thuiswerken wel en niet praktisch in te richten is.
- Stel het (maximale) percentage thuiswerken (bijvoorbeeld maximaal 40% van de totale werktijd) vast, passend bij de organisatie en de werknemers.
- Leg de verwachtingen rondom bereikbaarheid vast en overweeg of je tijdstippen af wil spreken waarop iedereen op kantoor aanwezig is.
- Leg desgewenst ook vast dat thuiswerken geen verworven recht is, en dat indien dat wenselijk is van de medewerker wordt verwacht dat hij/zij naar kantoor komt.
- De werkgever is primair verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden waaronder werknemers werken. Overweeg en stel vast of je als werkgever de minimaal benodigde middelen (zie ook: Arbobesluit) voor de inrichting van de werkplek volgens de ergonomische beginselen verstrekt of vergoedt.
- Denk na over de invulling van veilig thuiswerken in het kader van privacywetgeving, de beveiliging van bedrijfsgegevens en eventuele geheimhouding (draag zorg voor de juiste IT-middelen en toepassingen, zoals een VPN-verbinding).
- Leg eventuele aansprakelijkheid vast i.v.m. cyber security/computervirussen, het beschadigen van de ter beschikking gestelde bedrijfsmiddelen etc.
- Stel grenzen vast omtrent vergoedingen (woon-werkverkeer, representatie etc.). Zo is het bijvoorbeeld te rechtvaardigen om reiskostenvergoeding (deels) te beëindigen wanneer de medewerker geen reiskosten maakt.
- Leg de looptijd en eventueel een evaluatie- en bijstelmoment vast voor de beschreven thuiswerkregeling en individuele afspraken over thuiswerken met medewerkers.
- Bespreek de randvoorwaarden van thuiswerken en stel vast hoe verschillende stafafdelingen de werknemers die thuiswerken optimaal kunnen ondersteunen.
- Betrek de OR in het vaststellen van het thuiswerkbeleid, volgens het instemmingsrecht zijn zij instemmingsplichtig.
Wetten en regelingen
(Onder andere) de volgende wet- en regelgeving zegt wat over thuiswerken en kan dus als handvat dienen bij het ontwikkelen van thuiswerkbeleid:
- De Wet flexibel werken geeft de rechten en plichten van de werknemer en werkgever weer, wanneer de werknemer een aanvraag doet voor thuiswerken.
- In het arbeidsomstandighedenbesluit vind je de plichten van de werkgever bij plaatsonafhankelijke arbeid.
- Binnen de werkkostenregeling kan een onbelaste vergoeding gegeven worden voor thuiswerkfaciliteiten tot max. 3% (in 2020 als coronamaatregel) over het totale fiscale loon van alle medewerkers. Let op, hier vallen álle netto vergoedingen onder die je de medewerkers geeft (verjaardagscadeau, cadeaubon, bloemetje etc.). Dit geldt tot de loonsom van € 400.000, daarboven is de vrije ruimte 1,2%.