Flexibeler organiseren

Organisaties lopen soms tegen de grenzen van structuren aan, die zijn ontstaan door het denken vanuit ‘controle & beheersing’. Dit leidt tot bijvoorbeeld een veelheid van 'verbijzonderde' functies, gedetailleerde procedures, uitgewerkte kaders etc. Met andere woorden: vanuit de organisatie is de verwachte bijdrage van individuele medewerkers gedicteerd.

Het resultaat is een ongewenst frame, waarbij organisaties:

• niet kunnen inspelen op continue verandering;
• te weinig aandacht kunnen besteden aan het bieden van maatwerk voor klanten;
• onvoldoende onderscheid kunnen maken tussen de toegevoegde waarde van individuele medewerkers;
• onvoldoende mogelijkheden bieden om medewerkers te laten ontwikkelen;
• onvoldoende uitleg kunnen geven over het (te geringe) verschil in beloning van medewerkers;
• etc.

Organisaties zijn op zoek naar het creëren van wendbaarheid en flexibiliteit, niet alleen om in te spelen op continue verandering, maar ook om (potentiële) kwaliteiten beter te benutten. De vraag is dus: hoe creëer je meer ruimte binnen een organisatie?

Flexibeler organiseren volgens EVZ

Eigenlijk is het antwoord op deze vraag niet eens heel moeilijk. In plaats van de bijdragen (lees: werk) van medewerkers tot in detail uit te werken, zorg je voor meer ruimte. Je focust op het niveau van processen of werkgebieden/afdelingen en niet op het niveau van taken of functies. Wat is de beoogde toegevoegde waarde van een proces of een afdeling in relatie tot de doelstelling van de organisatie? En wat vraagt het realiseren van deze toegevoegde waarde aan bijdragen en kwaliteiten van medewerkers?

Hiermee realiseer je een globaal referentiekader om het werk op een effectieve manier te organiseren, rekening houdend met de (potentiële) kwaliteiten van medewerkers. Meer ruimte voor medewerkers kan maatwerk (voor klanten) stimuleren, maar ook ruimte bieden aan de (potentiële) kwaliteiten van medewerkers. Het omdenken van ‘controle en beheersing’ naar ‘vertrouwen’ is daarbij essentieel.

Randvoorwaarden voor flexibel organiseren

Flexibel organiseren betekent niet alleen het ‘technisch’ uitwerken van een meer flexibele organisatie in de vorm van goede proces- of afdelingsomschrijvingen, waar wij uiteraard bij kunnen ondersteunen, maar stelt vooral ook eisen aan:

• duiding van de strategie/doelen van de organisatie, doorvertaald naar de beoogde bijdragen vanuit de verschillende processen of diverse afdelingen;
• leidinggevenden die het goede gesprek kunnen en durven voeren met medewerkers, medewerkers vertrouwen geven en stimuleren tot het nemen van verantwoordelijkheden, maar dus ook verschillen tussen medewerkers durven te benoemen;
• medewerkers die het lef hebben om te gaan met onzekerheid in ruil voor meer flexibiliteit, invloed en verantwoordelijkheid;
• HR, dat nieuwe HR-oplossingen heeft, omdat er procesgestuurd wordt ingericht, en dus opnieuw invulling moet geven aan werving en selectie, functiewaardering/beloning, beoordelen, ontwikkelen etc.

Soms is de oplossingsrichting makkelijk, maar de uitvoering lastig, zo weten we uit onze praktijk. Mogen we jullie ondersteunen?