Vijf tips voor het toepassen van strategische personeelsplanning

26 juni 2017

De economie trekt aan, de markt en het werk veranderen. Veel bedrijven moeten hier adequaat en flexibel op reageren, willen zij succesvol zijn en de concurrent een stap voor blijven. Interne keuzes over de richting van het bedrijf en externe ontwikkelingen als bijvoorbeeld robotisering en tekorten op de arbeidsmarkt bepalen het krachtenveld waarin organisaties opereren. Wat zijn hiervan de consequenties? Een aanleiding om kritisch na te denken over de juiste fit tussen de agenda van de organisatie en de wijze waarop human resources worden georganiseerd!

Strategische personeelsplanning (hierna: SPP) is een hulpmiddel dat organisaties gebruiken voor het matchen van "vraag naar werk" (formatie) en "aanbod van werk" (personeelsbezetting). In de praktijk blijkt dat organisaties worstelen met deze complexe materie. Vaak beperkt men zich tot de vlootschouw en lukt het niet om de dynamiek te duiden en deze te onderbouwen met kwalitatieve en kwantitatieve inzichten. Met als gevolg dat SPP niet van de grond komt en het een "speeltje van HR" wordt genoemd.

Hoe komt dit? In de basis heeft HR een sterke mensfocus en is zij veel minder financieel gedreven. Dit bemoeilijkt het maken van kwantitatieve analyses en het onderbouwen van de impact op de organisatie. Of de juiste spelers zitten niet aan tafel en er heerst onduidelijkheid over het doel en het gewenste resultaat van SPP. Jammer, want hierdoor blijven kansen liggen. We hebben daarom vijf tips voor u.

1. Een goede projectafbakening is het halve werk

Een goede projectafbakening voorkomt ruis en geeft focus. Bepaal het juiste abstractieniveau en te onderscheiden functies. Het succes van SPP wordt mede bepaald door een duidelijke visie op de toekomstige positie van de organisatie en de tijdshorizon van de strategie, want anders kan geen vertaalslag worden gemaakt naar de gewenste formatie en bezetting in de toekomst. Tenslotte is het belangrijk om de benodigde expertise voor het SPP-proces (en daarmee de juiste mensen) te bepalen die gaan deelnemen.

2. Beschouw SPP niet als speeltje van HR

SPP vraagt om commitment van directie, management, HR, eventueel Finance, etc. U doet ‘’het er niet even bij’’; dit vraagt om een projectmatige aanpak. Zo voorkomt u ook dat kortetermijn-problemen in de organisatie voorrang krijgen, waardoor SPP van tafel verdwijnt. Het mobiliseren van een leidend team voor SPP helpt enorm bij het creëren van enthousiasme en draagvlak in de organisatie. Maak daarbij goed helder wat het eindstation is van SPP. Met andere woorden: "Wat hebben we als het klaar is?"

3. Ga niet de mist in met externe en interne dynamiek

Welke externe en interne ontwikkelingen hebben impact op het urenvolume dat nodig is voor het realiseren van de gewenste producten en diensten? Is uw personeel toegerust voor het werk en beschikt men over de juiste kwaliteiten om de organisatiedoelstellingen te realiseren? Dit gaat niet om het voorspellen maar om het voorstellen van toekomstscenario’s. Het benoemen van dynamiek stelt u zo in staat uw onderbuikgevoel te duiden en dit te onderbouwen met concrete inzichten in toekomstige personeelsvraagstukken. Vergelijk het met mist: U kunt op goed geluk en zonder voorbereiding de mist in rijden op zoek naar uw eindbestemming. Alternatief is dat u vooraf bekijkt welke mogelijke obstakels zich kunnen voordoen waardoor u beter en sneller van A naar B komt.

4. Het ontbreken van personeelsgegevens is geen excuus

Met één druk op de knop allerlei kwantitatieve en kwalitatieve personeelsgegevens kunnen genereren is meestal een utopie. Organisaties hebben HR-instrumentatrium nog niet doorontwikkeld of zijn nog niet zo ver. Het (gedeeltelijk) ontbreken van personeelsgegevens hoeft overigens geen excuus te zijn om SPP links te laten liggen. Het biedt juist inzicht in wat u nog niet weet en daagt HR uit om zijn professionaliteit te verbeteren. Bovendien kunnen gegevens vaak handmatig eenvoudig worden gegenereerd. En vergeet niet: het gaat hier om een strategisch belang waarbij onvolkomenheden in de detailgegevens elkaar zullen compenseren in het eindresultaat.

5. Zoek ook oplossingsrichtingen buiten de organisatie

SPP helpt bij het oplossen van huidige en toekomstige knelpunten in de personeelsbezetting. Bij het bepalen van interventies wordt vaak gedacht aan traditionele HR-instrumenten. Bijvoorbeeld opleiden, werven, herijken van functies en het opzetten van loopbaanbeleid. Verruim uw blikveld en kijk ook eens over de grenzen van uw eigen organisatie. Denk aan samenwerking met andere bedrijven binnen de regio of sector op het gebied van mobiliteit, duurzame inzetbaarheid, kennisdeling en scholing.

Onze dienstverlening

Bent u nieuwsgierig geworden en wilt u meer weten over wat EVZ voor u kan betekenen? Wij hebben een beproefde SPP-maatwerkoplossing voorhanden en veel is mogelijk. Bel gerust vrijblijvend voor een kennismaking (013 - 463 50 40) of neem contact op via ons contactformulier.



Terug naar publicatie-overzicht